Termintools – Fluch oder Segen?

Der Alltag in Arztpraxen sieht bisweilen so aus: Ununterbrochen geht das Telefon. Eine MFA/ZFA ist nur dafür abgestellt, Telefonate anzunehmen und Termine zu vereinbaren. Trotzdem sind Patientinnen und Patienten verärgert, da sie die Praxis telefonisch nur schlecht erreichen und lange in der Warteschlange hängen. Abhilfe oder zumindest eine Eindämmung dieses Problems versprechen Termintools, über die Patienten ihre Termine in der Praxis online vereinbaren können. Die Tools bieten eine Reihe von Vorteilen, bergen aber auch Risiken bzw. Nachteile.

Die Vorteile

Zeitersparnis: Das schlagendste Argument für Termintools – sie können viel Zeit sparen und das Praxisteam entlasten, indem sie automatisch Termine vergeben und die Planung vereinfachen. Das Personal muss nicht mehr manuell 
Termine vereinbaren und kann sich auf andere Aufgaben konzentrieren. 

Höhere Patientenzufriedenheit: Wenn Patienten Termine online oder per App vereinbaren können, wird ihnen mehr Flexibilität geboten. Sie sind nicht an die  Öffnungszeiten der Praxis gebunden und müssen nicht lange am Telefon warten. Zudem haben Sie die Möglichkeit, sich aus mehreren Terminangeboten den Wunschtermin auszuwählen.

Reduzierte Ausfallquote:
Termintools können Patienten automatisch an ihre Termine erinnern und ihnen somit helfen, den Termin einzuhalten. Dies kann die Ausfallquote reduzieren. 

Verbesserte Planung: Termintools bieten eine bessere Übersicht über den Terminplan und helfen, Engpässe zu vermeiden. Gezielt können Termine in Leerlaufzeiten angeboten werden, um damit Abläufe in der Praxis zu optimieren.

Die Nachteile

Abhängigkeit von Technik: Termintools erfordern eine zuverlässige Technologie und eine stabile Internetverbindung. Wenn die Technik ausfällt, kann dies zu Terminproblemen führen.

Datenschutz: Die Verwendung von Termintools erfordert den Umgang mit sensiblen Patientendaten. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Daten sicher aufbewahrt werden. 

Weiterbildung: Die Einführung von Termintools erfordert möglicherweise eine Schulung des Personals und eine Anpassung an neue Abläufe. Trotz allem muss auch der herkömmliche Kommunikationsweg angeboten werden. Dadurch kann es zu Chaos bei der Terminvergabe kommen, wenn das Terminportal unabhängig von der Praxissoftware arbeitet. Ob es eine Schnittstelle gibt, hängt auch von der verwendeten Praxissoftware ab. Hier lohnt es, sich genau zu informieren und vorab zu klären, ob Praxissoftware und Termintool kompatibel sind.

Kosten: Die Verwendung von Termintools kann zusätzliche Kosten verursachen, die je nach Anbieter variieren. Keine Prüfung der Angaben: Eine Vorselektion der Patienten ist nur eingeschränkt möglich. Es besteht zudem die 
Gefahr, dass Patienten bei der Terminvereinbarung (unbeabsichtigt) falsche Angaben machen.

Niedrige Hemmschwelle: Die Stornierung eines Termins ist – wie die Buchung – bequem online möglich. Dies kann die Hemmschwelle senken, Termine kurzfristig abzusagen. 

Insgesamt bieten Termintools viele Vorteile für die Arztpraxis und die Patienten. Man sollte aber auch die potenziellen Nachteile berücksichtigen, um die richtige Entscheidung für oder gegen ein Termintool zu treffen. Zudem stellt sich die  Frage, welches Tool zur eigenen Praxis passt. Die Nutzer haben die Qual der Wahl, denn mittlerweile sind viele verschiedene Anbieter am Markt.